Dienstreise mit dem privaten Pkw absetzen
Wer einen Firmenwagen besitzt und ihn für eine Dienstreise nicht nutzt, kann die Kosten für das eigene Auto nicht ohne Weiteres von der Steuer absetzen. Das zeigt ein aktuelles Urteil des Bundesfinanzhofs. Entscheidend ist, warum der private Wagen zum Einsatz kam.
Der Dienstwagen steht vor der Tür, aber zu Hause wird er gerade dringend gebraucht. Die Ehefrau muss die minderjährigen Kinder fahren, Termine stehen an und ohne den Firmenwagen wird es schwierig. Also steigt der Arbeitnehmende für seine Dienstreise kurzerhand in sein eigenes Auto. Eigentlich eine ganz alltägliche Familiensituation. Steuerlich kann sie allerdings zum Problem werden.
Van für die Familie, Sportwagen für ihn
Genau das passierte einem Arbeitnehmenden, dessen Fall vor dem Bundesfinanzhof landete. Der Arbeitgeber stellte dem Mann einen Firmenwagen zur Verfügung. Der große Van durfte nicht nur von ihm, sondern auch von seiner Ehefrau genutzt werden. So fuhr der Mann dreimal mit seinem privaten Sportwagen auf Dienstreise. Für die insgesamt 1.648 Kilometer machte er später 3.758 Euro als beruflich veranlasste Fahrtkosten geltend. Doch das Finanzamt erkannte die Kosten nicht an. Der Arbeitnehmende zog vor Gericht und bekam vom Finanzgericht zunächst sogar Recht.
Dienstreise war beruflich, Autowahl war privat
Der Bundesfinanzhof sah die Sache anders, wies die Klage ab und fällte ein Grundsatzurteil. Die Dienstreisen selbst waren unstrittig beruflich veranlasst. Es ging also nicht darum, ob der Mann überhaupt auf Dienstreise war. Auch der vom Arbeitnehmenden sorgfältig ermittelte und angesetzte Kilometersatz von 2,28 Euro, entsprechend den tatsächlichen Kosten, war nicht das Problem. Die Frage war vielmehr, warum er seinen privaten Sportwagen nahm, obwohl sein Firmenwagen verfügbar war.
Durch die Verwendung des privaten Autos entstanden dem Arbeitnehmenden zusätzliche Kosten. Also galt es zu klären, was der Grund dafür war. Im entschiedenen Fall war die Antwort eindeutig. Der Arbeitnehmende nahm seinen Privatwagen, weil er den Firmenvan für seine Ehefrau freihalten wollte, da dieser für den Transport der drei Kinder besser geeignet war. Für Fahrten mit dem Firmenwagen wären ihm selbst keine Fahrtkosten entstanden, weil der Arbeitgeber die Tankkosten übernommen hätte. Die zusätzlichen Kosten für den privaten Sportwagen entstanden allein durch die privaten Umstände.
Auf den Anlass kommt es an
Das höchstrichterliche Urteil des BFH bedeutet jedoch nicht, dass Arbeitnehmer, die einen Dienstwagen besitzen, niemals mit dem eigenen Auto auf Dienstreise fahren dürfen. Entscheidend ist die Veranlassung. Je stärker die berufliche Veranlassung überwiegt, desto eher können die Kosten steuerlich berücksichtigt werden. Steht dagegen ein privates Motiv im Vordergrund, entfällt der Steuerabzug.
Anders sieht es aus, wenn der Firmenwagen wegen eines Werkstattaufenthalts zum Zeitpunkt der Dienstreise objektiv nicht zur Verfügung steht. Dann wäre die Fahrt mit dem Privatauto durchaus abzugsfähig. Oder muss ein Mitarbeitender umfangreiches Arbeitsmaterial transportieren und dieses passt nicht in den Firmenwagen, spricht das für einen beruflichen Grund, den besser geeigneten Privatwagen zu nutzen. Der berufliche Auslöser sollte möglichst nachvollziehbar sein und dokumentiert werden.
Faustregel für den Steuerabzug
Für Angestellte mit Firmenwagen lässt sich daraus eine alltagstaugliche Regel ableiten. Wer vor der nächsten Dienstreise die Wahl hat, welches Auto er nimmt, sollte sich eine einfache Frage stellen: „Warum nehme ich für diese Dienstfahrt mein eigenes Auto? Ist die Antwort überwiegend privat motiviert, kann die Fahrt steuerlich zum teuren Umweg werden“, macht Tobias Gerauer, Vorstand der Lohnsteuerhilfe Bayern, deutlich.
Die Lohi (Lohnsteuerhilfe Bayern e. V.) mit Hauptsitz in München wurde 1966 als Lohnsteuerhilfeverein gegründet und ist in rund 300 Beratungsstellen bundesweit aktiv. Mit mehr als 700.000 Mitgliedern ist der Verein einer der größten Lohnsteuerhilfevereine in Deutschland. Die Lohi zeigt Arbeitnehmern, Rentnern und Pensionären – im Rahmen einer Mitgliedschaft begrenzt nach § 4 StBerG – alle Möglichkeiten auf, Steuervorteile zu nutzen.
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